Derfor skal du ikke bruge smileys i arbejdsmails

Er du også i tvivl om, om du skal sende smileys i arbejdsmails? Foto: CreativeMagic / PixaBay
Er du også i tvivl om, om du skal sende smileys i arbejdsmails? Svaret på dette spørgsmål er ikke et enkelt ja eller nej, men det er en god idé at tænke sig om, før du trykker “send”.
Foto: CreativeMagic / PixaBay

Kigger du også en ekstra gang på de sorte, ensomme bogstaver, der ville se så meget bedre ud med et lille smil ved siden af? Er det en arbejdsmail, du kigger på, og er du i tvivl om, hvorvidt du kan tillade dig at sende et lille, smilende ansigt med, eller måske en tommelfinger, der stritter opad?

Forfatter til flere bestsellere om ledelse og professionalisme på jobbet, Charlotte Mandrup, sammenligner brugen af smileys med fysiske berøringer som et knus eller et kys. Når du bruger smileys, kan det skabe nogle forventninger, der ikke kan indfris på arbejdspladsen, fordi der her hersker nogle bestemte hierarkier og nogle opgaver, der skal klares.

– Når vi begynder at bruge krammere i stedet for at give hånden som før i tiden, eller når vi skriver knus eller kram, så bringer det en retorik ind, som skaber nogle andre forventninger end det, konstruktionen kan levere. Det, der er min bekymring, er, når vi taler om arbejdspladser, både de private og offentlige. De er sat i verden for at skabe et resultat. De er konstrueret på en måde, der er hierarkisk. Hvis vi forsøger at putte familie- og venskabsmodeller ind i de strukturer, så er det, vi får konflikten eller dilemmaet. Det er mit hovedbudskab.

Charlotte Mandrup er selv påpasselig i sit brug af smileys i arbejdsmails, og hun råder andre folk til at overveje den enkelte situation nøje. Motivet bag smileyen skal være på plads.

LÆS OGSÅ: Mail forbedrer medarbejderes kondition

– Du skal være opmærksom på, hvorfor du gør det. Jeg er stor tilhænger af, at man tjekker sine egne motiver. Er det for at bløde op, så den anden ikke bliver vred? Er det for at indynde dig? Er det ubetænksomheden? Hvad vil du med det?

De store virksomheder tænker over det

Hos virksomheden LEGO er der ingen politik omkring brugen af smileys i arbejdsmails. Der er fuld tillid til, at medarbejderne selv kan styre brugen af den runde fætter. Men i en stor, international virksomhed er det vigtigt at huske på, hvem der sidder i den anden ende.

– Vi er en global virksomhed, som arbejder på tværs af mere end 40 lande. Vi har rigtig mange medarbejdere fra forskellige kulturer med forskellig baggrund, og det er selvfølgelig naturligt, at man tænker på modtageren, når man skriver, så man netop undgår en eventuel forvirring, siger kommunikationsmedarbejder Roar Trangbæk fra LEGO, og han giver derved Charlotte Mandrup ret i, at man skal tænke, før man sender.

Hans eget brug af smileys varierer fra mail til mail, men han tænker over, hvornår og hvordan de bliver brugt.

– Du skal være opmærksom på, hvorfor du gør det. Jeg er stor tilhænger af, at man tjekker sine egne motiver. Er det for at bløde op, så den anden ikke bliver vred? Er det for at indynde dig? Er det ubetænksomheden? Hvad vil du med det?
Forfatter Charlotte Mandrup

– Man skal selvfølgelig passe på, ligesom man skal passe på med humor når man skriver det ned i en e-mail. Det er ikke alle, der har en forståelse af, hvad der er sjovt og ikke sjovt. Det samme gør sig gældende med smileys. I nogle tilfælde giver det god mening at bruge.

Hos TDC Erhvervscenter har de gjort sig lidt flere tanker omkring brugen af smileys. I en mail til NetAvisen skriver salgschef Jesper Kamp, at der generelt hersker stor påpasselighed på arbejdspladsen, og at der opfordres til ikke at benytte smileys. Men der er en udvikling i gang, som rykker ved grænserne for den interne, skriftlige kommunikation.

LÆS OGSÅ: Firma søger fiktive kvinder til at lokke mænd på danske datingsider

– Vi opfordrer kraftigt til ikke at bruge smileys i arbejdsmails, og er meget påpasselige omkring generel brug af ”talesprog” i vores skriftlige kommunikation. Herunder brug af smileys, forkortelser og lignende chat-sprog. Udfordringen ligger dog i, at med ansættelse af yngre medarbejdere, så flyttes grænsen også for dette, da kulturen omkring skriftlig kommunikation er ændret. Desuden skeler vi også til, at hvis en kunde skriver til os med smileys i mailen, så er det ok at sende et svar retur med tilsvarende brug af smileys. Så generelt er vi påpasselige, men lader også kunden ”sætte scenen” for hvornår det er tilladt eller ej, skriver Jesper Kamp.

Forandringer i vente

Jesper Kamps erfaringer med den unge generation matcher de forventninger, som Charlotte Mandrup har. Hun forventer, at der i fremtiden sker forandringer på arbejdspladsen, der gør, at man kan anvende smileys og sproget anderledes, end vi gør det i dag. Men for nu er det en god idé at huske på Charlotte Mandrups budskab, inden du skriver en mail til en kollega.

– Vi kan forvente, at vi får nogle andre arbejdsmiljøer og konstruktioner fremadrettet. Men som det er nu, så skal vi være påpasselige med at bruge smileys og knus og kram, for det forstyrrer budskabet, fastslår hun.

Leave a Reply

Your email address will not be published.