– Papirnusseriet bliver på bekostning af relationen og samspillet med stedets beboere. Som pædagog vil jeg gerne være mere til stede for dem, og støtte dem i deres vej mod eksempelvis at udvikle sociale kompetencer. Det er trods alt det, jeg er uddannet til og ved noget om, siger Jakob Nielsen, der er er 36 år og ansat som socialpædagog i en kommunal institution.
Han er uforstående over for nogle af de opgaver, han er pålagt at bruge tid på i arbejdstiden.
– Jeg føler mig fanget i en kontrolbølge, siger han.
Langt de fleste medarbejdere i den offentlige sektor inddrages ikke nok i, hvad formålet med registrering og dokumentation af deres arbejdsopgaver beror sig på. En undersøgelse fra Hovedorganisationen for 450.000 offentligt og privat ansatte (FTF) viser, at kun en fjerdedel af medarbejderne inddrages i overvejelserne omkring de bureaukratiske opgaver, der vedrører deres arbejdsfunktion. Og det er et problem, for det skaber frustration hos den enkelte medarbejder, at denne ikke har medindflydelse på og forståelse for de regler, der skal overholdes i arbejdstiden.
Læs også: Pædagogen Jakob udfylder papirer en time hver dag
– Medarbejdere, som oplever meget unødigt bureaukrati, er mindre motiverede i det daglige arbejde. De synes, at arbejdsopgaverne er kedelige, og de glæder sig ikke til at tage på arbejde om morgenen. Her kan det have en positiv virkning på medarbejderes motivation, hvis de oplever, at det unødige bureaukrati mindskes, siger kommunalforsker på Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning (KORA) Ulf Hjelmar til KORAs hjemmeside.
Faktaboks om den offentlige sektor
* FTF’s undersøgelse viser, at offentligt ansatte i gennemsnit bruger en time om dagen på bureakrati
* I samme undersøgelse er FTF nået frem til, at man kan skære et kvarter af denne time.
* En produktivitetskommission nedsat af regeringen har foreslået syv principper, der skal effektivisere den offentlige sektor
* Danmark har – målt i forhold til antal indbyggere – verdens største offentlige sektor
Reducering af bureaukrati handler ikke alene om unødvendig registrering og dokumentation, siger Ulf Hjelmar.
– Der er en masse unødvendige bureaukratiske regler, men det er utopi at forestille sig, at de bare kan fjernes. Det kan ikke lade sig gøre. Frem for at forsøge at luge ud i reglerne, så skal man arbejde med medarbejdernes forståelse af reglerne. Det har nemlig stor betydning for deres motivation.
Socialrådgiverne raser
Ifølge Dansk Socialrådgiverforenings formand Majbrit Berlau har man fra politisk side indskrænket medarbejdernes råderum ved at centralisere beslutningsprocesserne.
– Det svarer til, at man siger til overlægen ‘hold sådan her på kniven’, før han skærer. Og det er sådan, vi gør mod socialrådgivere i dag. Man har frataget kompetencerne fra socialrådgiverne, og nu skal man spørge om lov, før man træffer beslutninger som socialrådgiver. Vi har stort set ikke noget rum for at træffe beslutninger længere. Det er et kæmpe tillidsproblem, for på trods af, at det er os, der har den faglige kompetence, så er det ledelsen, der sidder og træffer beslutninger, om hvordan vi skal arbejde, siger hun.
Mere dialog og tillid
En produktivitetskommission nedsat af regeringen har for nylig udgivet en række forslag, til hvordan den offentlige sektor kan effektiviseres. Man har opstillet syv principper, der skal få systemet til at glide mere effektivt. Et af principperne handler om at fremme dialog og åbenhed, ligesom der skal være klare mål for medarbejderne. Et andet af principperne har fokus på, at tilliden til offentligt ansatte skal styrkes og øges.
Man skal ikke i detaljer diktere, hvordan den enkelte ansatte skal administrere sit arbejde. Det skal de selv finde ud af derude lokalt
Flemming Ibsen, arbejdsmarkedsforsker, Aalborg Universitet
Om principperne gennemføres, kan kun tiden vise. Men eksperter på området er enige i, at tillid og motivation er ting, der skal fremhæves og forbedres, hvis offentligt ansatte skal blive mere produktive.
– Man skal ikke i detaljer diktere, hvordan den enkelte ansatte skal administrere sit arbejde. Det skal de selv finde ud af derude lokalt, siger arbejdsmarkedsforsker på Aalborg Universitet, Flemming Ibsen.
Ulf Hjelmar har i et forskningsprojekt fundet frem til to ting, der er vigtige at efterleve for at opnå tilfredse og ikke mindst produktive medarbejdere. Dels kan ledelsen gøre en forskel for den enkelte ved at opstille nogle klare mål for arbejdsopgaverne. De ansatte, som har et klart mål med sit arbejde, opstillet fra ledelsens side, fortolker nemlig også reglerne i det lys, at man kan prioritere i reglerne.
– Og så føler man ikke, at reglerne medfører unødvendigt besvær i sin arbejdsdag, siger han.
Og dels kan man decentralisere arbejdet. Hvis man giver medarbejderne meget råderum og også lov til selv at fortolke, hvad der er vigtigt, så prioriterer de også mellem de her regler.
– Så oplever de ansatte dem ikke i lige så høj grad som bureaukratiske, irriterende og frustrerende. Så man kan sige at kunne mindske bureaukratiet ved at arbejde med medarbejdermotivation og ledelseskomponenter frem for bare at luge ud i reglerne, siger Ulf Hjelmar.
Tilbage står Jakob Nielsen med forhåbningen om, at politikere og andre beslutningstagere begynder at stole mere på offentligt ansatte.
– Hvis man genskaber tilliden til mig som medarbejder, er jeg helt sikker på, at jeg får mere overskud, som jeg kan overføre til mit arbejdsliv. Til gavn for mig, for beboerne her på institutionen og for samfundet som helhed.